Benötigen Sie eine Schweizer MWST-Vertretung?

1. Ihr weltweiter Umsatz beträgt CHF 100.000 oder mehr

Wenn Ihr jährlicher WELTWEITER Umsatz CHF 100.000 oder mehr beträgt und Sie in der Schweiz eine Tätigkeit aufnehmen, die der Schweizer MWST unterliegt, müssen Sie sich für die Schweizer MWST registrieren. Dazu können zum Beispiel Maschineninstallationen, Arbeiten in der Schweiz, Catering bei einer Veranstaltung oder bestimmte Leistungen im Zusammenhang mit Schweizer Immobilien gehören.

Grundsätzlich müssen Sie einen Schweizer MWST-Steuervertreter bestellen, wenn Ihr Unternehmen weder Sitz noch Betriebsstätte in der Schweiz hat.

Die MWST-Anmeldung muss innerhalb von 30 Tagen ab Beginn der Schweizer Steuerpflicht eingereicht werden. Grundsätzlich muss für die Anmeldung bereits ein Schweizer MWST-Steuervertreter bestellt sein. Die ESTV kann die Schweizer MWST-Nummer anschliessend erteilen.

In vielen Fällen beginnt die Steuerpflicht mit dem ersten Schweizer Verkauf beziehungsweise der ersten Schweizer Leistung. Sie kann auch früher beginnen, zum Beispiel wenn vor Arbeitsbeginn eine Anzahlungsrechnung gestellt wird.

2. Ihr weltweiter Umsatz liegt noch unter CHF 100.000 — wird die Grenze aber voraussichtlich innerhalb der nächsten 12 Monate erreichen

Sie müssen nicht warten, bis der Umsatz tatsächlich CHF 100.000 erreicht. Wenn Sie Ihre Tätigkeit in der Schweiz beginnen und bereits absehbar ist, dass Ihr weltweiter Umsatz innerhalb der folgenden 12 Monate CHF 100.000 erreichen wird, gelten ab der ersten Schweizer Geschäftstätigkeit dieselben Regeln: MWST-Registrierung und grundsätzlich, sofern Sie weder Sitz noch Betriebsstätte in der Schweiz haben, die Bestellung eines Schweizer MWST-Steuervertreters.

3. Ihr weltweiter Umsatz liegt unter CHF 100.000 und wird die Grenze voraussichtlich nicht erreichen

Aufgrund dieser Umsatzgrenze besteht keine obligatorische Schweizer MWST-Registrierung und keine Pflicht zur Bestellung eines Schweizer MWST-Vertreters. Für bestimmte Tätigkeiten, zum Beispiel Versandhandel oder Plattformgeschäfte, können jedoch Sonderregeln gelten.

Planen Sie den Markteintritt in die Schweiz? Bereiten Sie alles vor, bevor die 30-Tage-Frist läuft. Madronio kann die Vertretung und die Registrierungsunterlagen mit Ihnen vorbereiten, damit die Anmeldung nach Beginn der Steuerpflicht rasch eingereicht werden kann.

Nicht jede Dienstleistung an einen Schweizer Kunden verpflichtet das ausländische Unternehmen zur Schweizer MWST-Registrierung.

Bei bestimmten Dienstleistungen rechnet der Schweizer Kunde die Schweizer MWST selbst ab. Dies wird als Bezugsteuer bzw. Reverse-Charge-Mechanismus bezeichnet. Einfach gesagt: Das ausländische Unternehmen stellt ohne Schweizer MWST in Rechnung; der Schweizer Kunde behandelt die Schweizer MWST auf seiner Seite.

Dies kann unter anderem für bestimmte folgende Leistungen gelten:

• Rechts- und Beratungsleistungen;
• Consulting- und Managementleistungen;
• Werbung;
• Datenverarbeitung und bestimmte IT-Leistungen;
• Lizenzierung von Immaterialgüterrechten;
• Personalverleih (nur unter bestimmten Voraussetzungen).

Reisen zu Besprechungen in die Schweiz ändern dies nicht automatisch. Eine deutsche Anwaltskanzlei, die ein Schweizer Unternehmen bei einer grenzüberschreitenden Transaktion berät, kann beispielsweise Besprechungen in der Schweiz durchführen und trotzdem unter die Bezugsteuerregeln fallen.

Entscheidend ist nicht, ob der Anbieter einmal oder mehrmals in die Schweiz kommt oder einen oder mehrere Schweizer Kunden hat. Entscheidend sind die Art der Dienstleistung und die dafür geltende MWST-Regel.

Wichtig: Personalverleih muss arbeitsrechtlich immer separat geprüft werden. Direkter Personalverleih vom Ausland in die Schweiz ist verboten, abgesehen von engen Ausnahmefällen.

Die MWST-Behandlung physischer Waren hängt davon ab, wie Verkauf, Transport, Einfuhr und allfällige Installationsarbeiten organisiert sind.

Werden Waren einfach aus dem Ausland versandt und ist der Schweizer Kunde der Importeur, wird die Schweizer Einfuhrsteuer normalerweise beim Eintritt der Waren in die Schweiz erhoben. Der ausländische Verkäufer muss sich nicht automatisch für die Schweizer MWST registrieren, nur weil die Waren an eine Schweizer Adresse geliefert werden.

Installiert, nimmt in Betrieb, repariert oder bearbeitet der ausländische Verkäufer die Waren in der Schweiz, kann die MWST-Behandlung anders sein und eine Schweizer MWST-Registrierung kann obligatorisch werden.

Dasselbe gilt, wenn der ausländische Verkäufer selbst als Importeur auftreten und dem Kunden direkt Schweizer MWST berechnen möchte.

Da die richtige Behandlung von den genauen Lieferbedingungen, davon, wer als Importeur auftritt, und von der Rolle jeder Partei abhängt, sollten unklare Fälle vor der Registrierung immer mit der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) oder einem qualifizierten Steuerberater geklärt werden.

Für E-Commerce gilt eine andere CHF-100,000-Regel. Anders als bei der allgemeinen MWST-Regel für ausländische Unternehmen basiert diese Schwelle nicht auf dem weltweiten Umsatz. Sie basiert auf dem jährlichen Umsatz mit qualifizierenden Kleinsendungen in die Schweiz.

a) Sie verkaufen Kleinsendungen in die Schweiz

Eine Kleinsendung ist eine Sendung, bei der die Schweizer Einfuhrsteuer CHF 5 oder weniger betragen würde und deshalb an der Grenze nicht erhoben wird.

Bei den aktuellen Schweizer MWST-Sätzen entsprechen CHF 5 Einfuhrsteuer einem steuerbaren Einfuhrwert von ungefähr CHF 62 beim Normalsatz von 8,1% oder CHF 193 beim reduzierten Satz von 2,6%, der unter anderem für bestimmte Waren wie Lebensmittel, Bücher und Medikamente gilt. Zum steuerbaren Einfuhrwert gehören auch relevante Kosten bis zum Bestimmungsort in der Schweiz, zum Beispiel Versandkosten.

Beispiel: Ein Online-Shop mit preisgünstigen Accessoires kann daher „Kleinsendungen“ versenden. Bei Lebensmitteln kann der Warenwert einer Sendung höher sein und dennoch unter die Kleinsendungsregel fallen, weil viele Lebensmittel dem reduzierten Satz von 2,6% unterliegen.

Erreicht Ihr jährlicher Umsatz mit solchen qualifizierenden Kleinsendungen in die Schweiz CHF 100,000, wird die Schweizer MWST-Registrierung obligatorisch.

Ab dem Folgemonat werden alle Ihre Sendungen an Schweizer Kunden für MWST-Zwecke als Schweizer Lieferungen behandelt – nicht nur die Kleinsendungen. Sie stellen Ihren Kunden Schweizer MWST in Rechnung und importieren die Waren in Ihrem eigenen Namen.

Hat Ihr Unternehmen keinen Sitz oder keine Betriebsstätte in der Schweiz, ist die Bestellung einer Schweizer MWST-Vertretung obligatorisch. Madronio kann als Ihre Schweizer MWST-Vertretung handeln und die MWST-Anmeldung bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) einreichen.

b) Sie verkaufen höherwertige Produkte

Beträgt die Schweizer Einfuhrsteuer auf einer Sendung mehr als CHF 5, handelt es sich nicht um eine Kleinsendung.

Im üblichen Modell exportiert der ausländische Verkäufer die Waren ohne die inländische MWST seines Landes und der Schweizer Kunde ist Importeur.

Bei der Einfuhr in die Schweiz wird die Schweizer Einfuhrsteuer auf Grundlage des deklarierten Warenwerts und der relevanten Kosten bis zum Bestimmungsort in der Schweiz berechnet. Dem Kunden wird diese Schweizer Einfuhrsteuer normalerweise separat belastet, möglicherweise zusammen mit Verzollungsgebühren des Transporteurs wie Swiss Post, DHL oder UPS.

Beispiel: Ein deutscher Online-Shop verkauft einen Haartrockner für CHF 120 an einen Kunden in der Schweiz. Der deutsche Verkäufer exportiert das Produkt normalerweise ohne deutsche MWST. Bei der Einfuhr in die Schweiz wird Schweizer Einfuhrsteuer erhoben, weil der Betrag CHF 5 übersteigt. Ist der Schweizer Kunde Importeur, bezahlt er diese Steuer normalerweise separat vom ursprünglichen Kaufpreis.

Diese höherwertigen Sendungen zählen nicht zur besonderen CHF-100,000-Kleinsendungsschwelle, weil die Schweizer MWST beim Import vom Kunden erhoben wird.

Das ist ein normaler Zoll- und MWST-Prozess, kann aber zu einem weniger nahtlosen Kundenerlebnis führen: Der Kunde bezahlt zuerst den Online-Händler und erhält beim Import der Ware möglicherweise zusätzlich eine separate Rechnung für MWST und Verzollung.

c) Eine freiwillige MWST-Registrierung kann das Kundenerlebnis verbessern

Ein ausländischer Online-Händler kann sich unter bestimmten Voraussetzungen freiwillig für die Schweizer MWST registrieren, auch wenn die Registrierung noch nicht obligatorisch ist.

Der Verkäufer kann die Lieferung dann so gestalten, dass er selbst als Importeur auftritt und dem Kunden die Schweizer MWST direkt in Rechnung stellt. Statt nach dem Kauf eine separate Einfuhrsteuerrechnung zu erhalten, sieht und bezahlt der Kunde einen klareren Endpreis im Rahmen des Kaufs.

Für ein E-Commerce-Unternehmen, das Schweizer Konsumenten anspricht, kann dies ein einfacheres und besser vorhersehbares Einkaufserlebnis bieten.

Registriert sich der ausländische Händler für die Schweizer MWST und hat er keinen Sitz oder keine Betriebsstätte in der Schweiz, ist die Bestellung einer Schweizer MWST-Vertretung obligatorisch. Madronio kann diese Vertretung übernehmen und die Registrierung bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) koordinieren.

Da die richtige MWST-Behandlung vom Versandmodell, den Lieferbedingungen, der Person des Importeurs, den verkauften Produkten und einer möglichen Online-Plattform abhängen kann, sollten unklare Fälle vor der Registrierung immer mit der ESTV oder einem qualifizierten Steuerberater abgeklärt werden.

Rechtsgrundlage: Schweizer MWSTG, Art. 7 Abs. 3 Bst. b und Art. 67 Abs. 1; MWSTV, Art. 4a.

Verkaufen Sie immer mehr in die Schweiz? Sprechen Sie mit Madronio, bevor Sie die Schwelle erreichen – oder früher, wenn Sie eine freiwillige Schweizer MWST-Registrierung für ein reibungsloseres Kundenerlebnis prüfen möchten.

Grundsätzlich muss ein ausländisches Unternehmen ohne Sitz oder Betriebsstätte in der Schweiz einen in der Schweiz ansässigen Steuervertreter bestellen, wenn eine Schweizer MWST-Registrierung erforderlich ist. Madronio übernimmt diese erforderliche Schweizer MWST-Vertretung und ist Ihr zentraler Ansprechpartner. Wir empfangen und koordinieren die offizielle Korrespondenz und organisieren, wenn MWST-Abrechnungen, Buchhaltung oder technische Steuerberatung erforderlich sind, den passenden Fachpartner – während Madronio während des gesamten Prozesses Ihr zentraler Kontakt bleibt.

Wir benötigen Ihre Unternehmensdaten und einen aktuellen Handelsregisterauszug, den Namen einer bevollmächtigten Kontaktperson, eine Beschreibung Ihrer Tätigkeit in der Schweiz, das voraussichtliche Startdatum und Angaben zu Ihrem weltweiten Umsatz. Je nach Situation können auch aktuelle Jahresabschlüsse oder eine Umsatzprognose erforderlich sein.

Um die Registrierung bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) abzuschliessen, bereitet Madronio das offizielle Formular zur Steuervertretung (MWST-0620) vor. Sobald es von Ihnen und Madronio unterschrieben ist, bestätigt dieses Formular gegenüber der ESTV, dass Sie Madronio zu Ihrem Schweizer MWST-Vertreter bestellt haben.

Anschliessend reicht Madronio Ihre MWST-Anmeldung in Ihrem Namen bei der ESTV ein.

Madronio empfängt oder koordiniert die Anfrage und teilt Ihnen mit, was bis wann benötigt wird. Ihr Unternehmen bleibt für Buchhaltung und Belege verantwortlich. Für die Schweizer MWST relevante Unterlagen müssen der Vertretung innerhalb angemessener Frist verfügbar gemacht werden können.

Ja. Die Erstellung und Einreichung der MWST-Abrechnungen ist als zusätzliche Madronio-Leistung verfügbar und wird je nach Komplexität und Arbeitsvolumen im Einzelfall separat offeriert. Wir koordinieren die Arbeit mit dem passenden Treuhand- oder Steuerberatungspartner, während Madronio Ihr zentraler Ansprechpartner bleibt.

Madronio arbeitet mit Kunden auf Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch und Italienisch, und wir bemühen uns, mit Ihnen in der Sprache zu kommunizieren, in der Sie sich am wohlsten fühlen. Wenn spezialisierte Steuer- oder Rechtsberatung erforderlich ist, koordinieren wir den passenden qualifizierten Fachpartner.